КОНСУЛЬТАЦІЯ ЮРИСТА. Оцифрування трудових книжок: що важливо знати.
В Україні завершується перехід до електронного обліку трудової діяльності працівників. Саме 10 червня 2026 року спливає встановлений законом перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники мали передати дані з паперових трудових книжок до Пенсійного фонду України.
Через це останнім часом тема цифровізації трудових книжок стала особливо актуальною. Багато людей хвилюються, чи не втратиться їхній трудовий стаж, що робити з паперовою книжкою та чи потрібно терміново звертатись до Пенсійного фонду.
Що означає оцифрування трудової книжки?
Оцифрування – це перенесення інформації з паперової трудової книжки до електронного реєстру Пенсійного фонду України. Після внесення інформації людина фактично отримує електронну трудову книжку, яка зберігається у державному реєстрі. До системи вносяться дані про:
• місця роботи;
• посади;
• періоди працевлаштування;
• страховий стаж;
• переведення та звільнення.
Чому встановлено строк до 10 червня 2026 року?
Перехідний період був запроваджений Законом України №1217-IX. Держава надала роботодавцям і працівникам 5 років для поступового переходу від паперових документів до електронного обліку. Саме тому до 10 червня 2026 року бажано перевірити, чи внесені всі дані про стаж до реєстру Пенсійного фонду. Особливо це важливо для людей:
• з великим трудовим стажем;
• які працювали ще до цифровізації реєстрів;
• які змінювали багато місць роботи;
• внутрішньо переміщених осіб;
• людей, які втратили документи через війну або евакуацію.
Чи потрібно терміново бігти до Пенсійного фонду?
Не обов’язково. У багатьох випадках роботодавці вже передали необхідні дані. Перевірити інформацію можна самостійно через вебпортал Пенсійного фонду України. Якщо інформація повна та коректна, додаткових дій може не знадобитись. Саме на вебпорталі відображається:
• страховий стаж;
• офіційне працевлаштування;
• сплата внесків;
• дані про роботодавців.
Що робити, якщо стаж відображається не повністю?
На практиці це одна з найпоширеніших проблем. Частина записів може бути відсутня через:
• старі паперові документи;
• ліквідацію підприємства;
• помилки у записах;
• відсутність передачі даних роботодавцем;
• втрату архівів через бойові дії.
У такому випадку варто:
• подати скан-копії трудової книжки;
• надати підтверджуючі документи;
• звернутись до Пенсійного фонду;
• за потреби — отримати архівні довідки або звертатись до суду.
Для підтвердження стажу можуть використовуватись:
• накази про прийняття на роботу;
• довідки підприємств;
• архівні документи;
• платіжні відомості;
• інші документи, що підтверджують трудову діяльність.
Чи втратиться стаж після 10 червня 2026 року?
Ні. Це один із головних міфів навколо цифровізації трудових книжок. Після завершення перехідного періоду трудовий стаж автоматично не анулюється. Паперова трудова книжка залишається чинним документом, а підтвердити стаж можна буде і після цієї дати.
Однак проблема може виникнути пізніше, під час оформлення пенсії або підтвердження стажу, якщо людина не перевіряла свої дані роками. Саме тому юристи радять не відкладати перевірку інформації у реєстрі.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку?
Так. Навіть після оцифрування її рекомендують зберігати. Особливо це актуально для людей, які працювали до 2000-х років або мають стаж на підприємствах, архіви яких були втрачені. Паперова трудова книжка може знадобитись:
• для підтвердження старого стажу;
• у разі помилок у реєстрі;
• під час судових спорів;
• якщо частина інформації не була внесена до системи.
Важливо знати:
До 10 червня 2026 року в Україні триває перехідний період цифровізації трудових книжок. Саме зараз працівникам варто перевірити, чи відображається їхній трудовий стаж у реєстрі Пенсійного фонду та чи немає помилок у даних.
Попри поширені побоювання, після завершення цього строку люди не втратять свій стаж автоматично. Однак своєчасна перевірка та оцифрування документів можуть допомогти уникнути проблем із підтвердженням стажу та оформленням пенсії у майбутньому.